Control de versiones y aprobación.
| Versión | Fecha | Descripción | Elaborado por | Aprobado por |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | 27/04/2026 | Emisión inicial de la Política General de Protección de Datos Personales | Asesores externos en protección de datos personales | Representante Legal / Gerencia General |
Datos de identificación del responsable y del DPD.
| Campo | Información |
|---|---|
| Responsable del tratamiento. | FRANQUICIAS ALIMENTICIAS FRANCEB CIA. LTDA. |
| RUC. | 1792568749001 |
| Domicilio. | Calle Manuel Mogollón N45-11 y José Paredes Tamarindo, Distrito Metropolitano de Quito, Pichincha, Ecuador. |
| Marca comercial. | Los Cebiches de la Rumiñahui |
| Delegado de Protección de Datos Personales. | Juan Felipe Rivas Bock, [email protected] |
| Canal específico para protección de datos. | [email protected] |
| Autoridad de control. | Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador (SPDP), a través de sus canales oficiales vigentes. |
1. Objeto, alcance y destinatarios de esta política.
Esta Política General de Protección de Datos Personales informa de manera clara cómo FRANQUICIAS ALIMENTICIAS FRANCEB CIA. LTDA., en adelante “FRANCEB” o “la Compañía”, trata datos personales en el desarrollo de su operación como empresa franquiciadora, titular de la marca Los Cebiches de la Rumiñahui, en los ámbitos de comercialización, gestión de la red de franquicias, canales digitales, atención al cliente, entrega a domicilio, call center y relaciones contractuales con franquiciados y proveedores.
La política cumple una doble función: por una parte, sirve como aviso general de privacidad para los titulares de datos personales; y, por otra, establece un marco interno de actuación para que las áreas de FRANCEB traten datos personales bajo criterios de legalidad, transparencia, finalidad, minimización, seguridad, conservación limitada y responsabilidad proactiva.
La presente política aplica a los datos personales tratados por FRANCEB en medios físicos, electrónicos, telefónicos, presenciales, digitales o automatizados, incluyendo los tratamientos realizados a través de: POS centralizado, sitio web corporativo y e-commerce, call center, aplicaciones de delivery (Uber Eats, Rappi, PedidosYa), gestión de la red de franquiciados, proveedores, plataformas tecnológicas, base de datos central, CCTV en instalaciones propias y canales de atención al cliente. La operación de bodega, fábrica, administración de planta y la gestión integral del talento humano operativo son responsabilidad de LCR PRODUCTOS & SERVICIOS CIA. LTDA., que publica su propia política de protección de datos.
1.1 Titulares comprendidos.
- Clientes, consumidores y potenciales clientes: incluye quienes compran en locales, solicitan factura, realizan pedidos por call center, sitio web o aplicaciones de delivery, formulan reclamos, participan en campañas o interactúan con la marca.
- Usuarios de canales digitales: visitantes del sitio web, compradores web, usuarios que interactúan con formularios, cookies, herramientas de analítica, pasarelas de pago o canales de soporte.
- Personal propio de FRANCEB, ex trabajadores y candidatos: incluye el personal administrativo y directivo propio de FRANCEB, ex personal, postulantes, referencias, contactos de emergencia y cargas familiares, en la medida necesaria para cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social de FRANCEB como empleadora directa de su personal.
- Franquiciados, candidatos a franquiciados y personal vinculado a la red: incluye representantes, contactos administrativos y personas que participan en procesos de otorgamiento, administración, auditoría y supervisión de franquicias.
- Proveedores, contratistas y aliados: incluye personas naturales proveedoras, representantes legales, contactos comerciales, técnicos o administrativos de proveedores personas jurídicas, y terceros sometidos a debida diligencia.
- Visitantes, contratistas y terceros que ingresen a instalaciones: incluye quienes puedan ser registrados por controles de acceso físico, CCTV o medidas de seguridad.
1.2 Relación con avisos específicos.
Esta política es general. Cuando un tratamiento requiera información más específica, FRANCEB podrá implementar avisos de privacidad por canal o por actividad, por ejemplo: punto de venta, sitio web y cookies, call center, procesos de selección, ingreso de trabajadores, CCTV, formularios de proveedores, formularios de franquicias, campañas comerciales, eventos o ejercicio de derechos.
En caso de diferencia, el aviso específico prevalecerá únicamente respecto del tratamiento concreto que regule, siempre que otorgue mayor precisión y no reduzca los derechos del titular.
2. Responsable del tratamiento, Delegado de Protección de Datos y canales de contacto.
Actúa como responsable del tratamiento FRANQUICIAS ALIMENTICIAS FRANCEB CIA. LTDA., RUC 1792568749001, con domicilio en Calle Manuel Mogollón N45-11 y José Paredes Tamarindo, Distrito Metropolitano de Quito, Pichincha, Ecuador, actúa como responsable del tratamiento en los ámbitos de su competencia como empresa franquiciadora y titular de la marca Los Cebiches de la Rumiñahui.
FRANCEB ha designado como Delegado de Protección de Datos Personales a Juan Felipe Rivas Bock, quien actúa como punto de contacto especializado para los titulares, la Compañía y la Autoridad de Protección de Datos Personales, sin perjuicio de las responsabilidades propias del responsable del tratamiento.
Para consultas, solicitudes, revocatorias de consentimiento, ejercicio de derechos, reportes o asuntos relacionados con protección de datos personales, el canal habilitado es: [email protected]. También se le puede contactar al email [email protected]
Toda solicitud de ejercicio de derechos o consulta de privacidad debe canalizarse preferentemente por el correo [email protected], sin perjuicio de que FRANCEB pueda habilitar formularios digitales, físicos o canales complementarios.
3. Glosario.
| Término | Definición |
|---|---|
| Anonimización. | Proceso que impide identificar o re identificar a una persona natural sin esfuerzos desproporcionados. |
| Base legitimadora. | Condición jurídica que permite tratar datos personales: consentimiento, contrato, obligación legal, interés legítimo, interés vital u otra prevista por la LOPDP. |
| Bloqueo. | Limitación temporal del tratamiento de datos para impedir usos ordinarios mientras subsiste una obligación legal, contractual o de defensa. |
| Comunicación o transferencia. | Entrega, acceso, consulta, interconexión o revelación de datos personales a un tercero, dentro o fuera de Ecuador. |
| Consentimiento. | Manifestación libre, específica, informada e inequívoca por la cual el titular autoriza un tratamiento determinado. |
| Dato personal. | Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente. |
| Dato sensible o categoría especial. | Dato cuyo tratamiento indebido puede generar discriminación o afectar gravemente derechos, como datos de salud, biométricos, datos de niñas, niños y adolescentes, entre otros casos previstos por la normativa. |
| Destinatario. | Persona, área, entidad pública, proveedor, encargado o tercero autorizado que recibe o accede a datos personales para una finalidad legítima. |
| EIPD. | Evaluación de Impacto en Protección de Datos. Análisis preventivo para tratamientos que puedan generar alto riesgo para los derechos y libertades de los titulares. |
| Encargado del tratamiento. | Proveedor o tercero que trata datos personales por cuenta del responsable y bajo instrucciones documentadas. |
| Interés legítimo. | Base de tratamiento que exige necesidad, proporcionalidad, equilibrio frente a los derechos del titular y garantías adicionales documentadas mediante evaluación de ponderación cuando corresponda. |
| LIA. | Evaluación de Interés Legítimo. Análisis documentado de ponderación para validar la procedencia de esta base legitimadora. |
| RAT. | Registro de Actividades de Tratamiento. Documento que identifica tratamientos, finalidades, titulares, datos, destinatarios, bases legales, conservación, transferencias y medidas de seguridad. |
| Responsable del tratamiento. | Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios esenciales del tratamiento de datos personales. |
| Titular. | Persona natural a quien pertenecen los datos personales. |
| Tratamiento. | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, registro, organización, conservación, consulta, uso, comunicación, transferencia, actualización, eliminación, bloqueo, anonimización, entre otras. |
4. Principios de tratamiento y compromisos de FRANCEB.
FRANCEB trata datos personales bajo los principios previstos en la LOPDP, su Reglamento General y normativa vinculante de la Superintendencia de Protección de Datos Personales. Estos principios se aplican en la recolección, uso, acceso, conservación, comunicación, transferencia, bloqueo, eliminación y demás operaciones de tratamiento.
- Legalidad, lealtad y transparencia: todo tratamiento debe contar con base legitimadora y ser informado al titular de forma clara, verificable y comprensible.
- Finalidad: los datos se tratan para finalidades determinadas, explícitas y legítimas. No se utilizarán para fines incompatibles sin informar y, cuando corresponda, obtener una base legitimadora adicional.
- Minimización y pertinencia: solo se solicitan y conservan los datos adecuados, necesarios y proporcionales para cada finalidad.
- Exactitud y actualización: FRANCEB procurará mantener datos correctos y actualizados. El titular debe informar cambios relevantes cuando ello sea necesario para la relación con FRANCEB.
- Conservación limitada: los datos se conservan durante el tiempo necesario para la finalidad y los plazos legales, contractuales, tributarios, laborales, sanitarios, de defensa o auditoría aplicables.
- Seguridad, integridad y confidencialidad: FRANCEB aplicará medidas técnicas, organizativas, jurídicas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo.
- Responsabilidad proactiva y demostrada: FRANCEB mantendrá evidencias razonables de cumplimiento, incluyendo RAT, avisos, contratos con encargados, controles, procedimientos, capacitaciones, análisis de riesgo, LIA y EIPD cuando correspondan.
- Privacidad desde el diseño y por defecto: los nuevos procesos, canales o tecnologías deberán incorporar medidas de protección de datos desde su concepción y tratar por defecto solo los datos necesarios.
5. Datos personales tratados, fuentes de obtención y existencia de bases de datos.
FRANCEB mantiene bases de datos, archivos, registros y sistemas físicos o electrónicos asociados a sus operaciones comerciales, laborales, administrativas, de seguridad, tecnológicas y de salud ocupacional. Las bases de datos pueden constar en sistemas de proveedores, plataformas de pedidos, portal web, pasarelas de pagos, sistemas de telefonía y grabación, correo corporativo, herramientas de ofimática, archivos físicos, expedientes laborales, sistemas de salud ocupacional, sistemas de CCTV, control de asistencia, archivos contractuales y demás repositorios autorizados.
5.1 Categorías principales de datos.
- Identificación y contacto: nombres, apellidos, cédula, RUC, dirección, teléfono, correo electrónico, firma, datos de facturación y datos de contacto administrativo.
- Datos de consumo y transacción: productos solicitados, fecha y hora del pedido, local asignado, estado de preparación, entrega, facturación, reclamos, cambios, devoluciones, anulaciones e incidencias.
- Datos de pago y financieros: monto, identificadores de transacción, estado de pago, medio de pago, datos tokenizados o enmascarados cuando intervienen pasarelas, bancos o adquirentes. FRANCEB no almacena códigos CVV, PIN ni datos completos de tarjetas fuera de los entornos autorizados por los procesadores de pago.
- Datos técnicos y de seguridad digital: usuario, perfiles, permisos, logs, IP, identificadores de dispositivo, registros de acceso, evidencias de incidentes, cookies, identificadores de sesión y métricas de navegación, cuando corresponda.
- Datos de voz y atención: grabaciones de llamadas, historial de atención, motivo de reclamo, trazabilidad de incidentes, calidad del servicio y escalamiento de solicitudes.
- Datos laborales y profesionales: cargo, local, horarios, asistencia, desempeño, capacitación, remuneración, beneficios, comisiones, vacaciones, permisos, licencias, sanciones, terminación laboral y documentos del expediente laboral.
- Datos académicos y de selección: hojas de vida, estudios, experiencia, referencias, antecedentes verificables y resultados de procesos de selección.
- Datos familiares o de beneficiarios: cargas familiares, contactos de emergencia, beneficiarios para seguridad social, beneficios laborales o seguros.
- Datos de salud y seguridad ocupacional: aptitud médica, certificados, exámenes ocupacionales, incapacidades, accidentes laborales, antecedentes relevantes para medicina laboral, vigilancia de la salud, ergonomía y prevención de riesgos.
- Datos biométricos, imágenes y seguridad física: imágenes captadas por CCTV, datos de control de asistencia o acceso, registros de ingreso y salida, cuando estén implementados y sean necesarios.
- Datos de franquiciados y proveedores: datos de contacto, identificación, representación, contratos, evaluación, debida diligencia, información comercial, tributaria, bancaria y de cumplimiento.
5.2 Fuentes de obtención
Los datos pueden ser obtenidos directamente del titular, por ejemplo, cuando compra, solicita factura, realiza un pedido, usa el sitio web, llama al call center, se postula a una vacante, suscribe documentos, presenta un reclamo, ejerce derechos, ingresa a instalaciones o entrega información para obligaciones laborales.
También pueden provenir de fuentes indirectas o de terceros legítimos, tales como plataformas de delivery, pasarelas de pago, bancos, adquirentes, sistemas POS, proveedores de call center, proveedores tecnológicos, laboratorios, médico ocupacional, aseguradoras, brokers, IESS, MDT, SRI, referencias laborales, registros públicos, autoridades competentes, franquiciados, proveedores y sistemas que generen registros operativos.
Cuando los datos no se obtengan directamente del titular, FRANCEB proporcionarán información al titular dentro del plazo y oportunidad previstos por la normativa, salvo que exista una excepción legal, resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, o el titular ya cuente con la información.
6. Finalidades, tratamientos y bases legitimadoras.
FRANCEB trata datos personales para finalidades determinadas y documentadas en su RAT. En términos generales, las finalidades se agrupan así:
| Macroproceso | Finalidades principales | Bases legitimadoras generales |
|---|---|---|
| Ventas / POS en locales. | Conciliación de ventas de todos los locales de la cadena para análisis de datos y correspondiente pago de regalías; supervisión de facturación y registro de ventas en la base de datos central. | Ejecución contractual, obligación legal tributaria/contable e interés legítimo en seguridad, trazabilidad, prevención de fraude y continuidad operativa. |
| Aplicaciones de delivery. | Recepción de pedidos de Uber Eats, Rappi y PedidosYa; facturación; consulta de portales; soporte, reclamos, ajustes; análisis comercial y supervisión de ventas. | Contrato o medidas precontractuales, obligación legal, interés legítimo en operación, control de calidad, defensa y supervisión de la red. |
| Call center. | Atención de llamadas, toma de pedidos, grabación y monitoreo de calidad, reclamos, gestión de agentes, escalamiento de derechos y telemarketing. | Contrato, interés legítimo en calidad y trazabilidad, obligación legal/consumo, y consentimiento para campañas cuando no exista otra base válida. |
| Sitio web y canal digital | Compra en línea, validación de pagos, reclamos web, prevención de fraude, seguridad de transacciones, analítica y mejora del canal. | Contrato, obligación legal, interés legítimo en seguridad y analítica, y consentimiento para cookies no necesarias o finalidades opcionales. |
| Talento humano (personal propio) | Gestión del personal administrativo y directivo propio de FRANCEB: contratación, nómina, IESS, capacitación, desempeño, terminación y obligaciones laborales y tributarias aplicables. | Contrato laboral, obligación legal, interés legítimo de administración, control interno y seguridad, consentimiento cuando sea estrictamente opcional, y bases especiales para salud/seguridad social. |
| Seguridad física / CCTV | Control de acceso, videovigilancia, protección de personas, activos e instalaciones, investigación de incidentes. | Interés legítimo y obligaciones de seguridad, con proporcionalidad, señalización y conservación limitada. |
| Salud ocupacional / SST | Vigilancia de salud, exámenes ocupacionales, accidentes laborales, incapacidades, enfermedades profesionales, bienestar y ergonomía. | Obligación legal laboral y de seguridad y salud en el trabajo; medicina preventiva/laboral; seguridad social; protección de intereses vitales en emergencias. |
| Franquiciados y proveedores | Selección, contratación, administración, auditoría, control de calidad, debida diligencia, evaluación de proveedores, gestión de riesgos, cobro de regalías y pago a proveedores. | Medidas precontractuales, contrato, obligación legal e interés legítimo en cumplimiento, seguridad, continuidad y control de riesgos. |
6.1 Bases de legitimación que habilitan el tratamiento.
- Consentimiento: se utilizará para tratamientos opcionales, tales como ciertas campañas comerciales, cookies no necesarias, usos promocionales de imagen o comunicaciones que no se sustenten válidamente en otra base. El consentimiento podrá revocarse en cualquier momento. Los titulares mayores de 15 y menores de 18 podrán otorgar su consentimiento de manera directa.
- Ejecución contractual o medidas precontractuales: aplica a compras, pedidos, facturación de servicios vinculados al cliente, gestión de franquicias, proveedores, relación laboral, selección de personal y demás interacciones necesarias para contratar o ejecutar una relación.
- Obligación legal: aplica a facturación, SRI, contabilidad, tributación, IESS, MDT, seguridad social, seguridad y salud ocupacional, defensa del consumidor, requerimientos de autoridades, conservación legal y cumplimiento normativo.
- Interés legítimo: aplica, previa ponderación cuando corresponda, a marketing directo, seguridad, prevención de fraude, trazabilidad, calidad del servicio, CCTV, auditoría, control interno, continuidad del negocio, supervisión de red, analítica limitada y defensa de derechos.
- Intereses vitales: podrá aplicar ante emergencias que comprometan la vida, salud o integridad del titular o de terceros.
- Fuentes accesibles al público: podrán utilizarse de forma proporcional y compatible con la finalidad que justificó la publicación, especialmente en procesos de verificación, debida diligencia o selección, sin realizar tratamiento indiscriminado.
6.2 Tratamientos ulteriores o nuevas finalidades.
FRANCEB no utilizarán los datos para finalidades incompatibles con las informadas. Si surge una nueva finalidad, FRANCEB verificará su compatibilidad, actualizará el RAT, evaluará riesgos, emitirá o actualizará el aviso de privacidad y, si corresponde, obtendrá consentimiento o documentará una base legitimadora adicional.
7. Comunicaciones, destinatarios, encargados y transferencias.
FRANCEB podrá comunicar datos personales únicamente cuando sea necesario, proporcional y legítimo para cumplir las finalidades informadas, obligaciones legales, relaciones contractuales, seguridad, defensa de derechos, atención de pedidos, operación de franquicias, soporte técnico, prevención de fraude o gestión administrativa.
7.1 Destinatarios internos.
Según la finalidad, podrán acceder a los datos las áreas de gerencia, operaciones, locales, caja, contabilidad, tesorería, finanzas, talento humano, seguridad y salud ocupacional, legal, marketing, soporte, call center, tecnología, auditoría, administración de franquicias y responsables funcionales autorizados.
7.2 Destinatarios externos y encargados.
Los destinatarios externos y encargados incluyen, y según corresponda, SRI, IESS, MDT, otras autoridades competentes, bancos, adquirentes, pasarelas de pago, proveedor POS, proveedor de call center, proveedor de telefonía/monitoreo, pasarelas de pagos, Uber Eats, Rappi, PedidosYa, proveedores de facturación electrónica, proveedores de nube, correo y soporte tecnológico, proveedores de salud ocupacional, laboratorios, aseguradoras, brokers, proveedores de CCTV, proveedores de reloj biométrico, franquiciados, proveedores logísticos, asesores externos y otros terceros autorizados.
Cuando un tercero actúe como encargado, FRANCEB documenta la relación mediante contrato escrito que incluye instrucciones, finalidad, naturaleza, duración, categorías de datos, categorías de titulares, medidas de seguridad, confidencialidad, sub encargos, asistencia al responsable, devolución o eliminación de datos y auditoría o verificación del cumplimiento.
7.3 Responsables conjuntos o independientes.
En algunos canales, especialmente aplicaciones de delivery, pasarelas, franquiciados o aliados comerciales, puede existir una relación de responsabilidad independiente o conjunta. FRANCEB revisa cada contrato y operación para documentar el rol real de las partes, informar al titular cuando corresponda y definir obligaciones de transparencia, seguridad, atención de derechos y gestión de incidentes.
7.4 Transferencias internacionales.
Algunos servicios tecnológicos, aplicaciones, plataformas de delivery, proveedores de nube, pasarelas, analítica o soporte pueden implicar almacenamiento, acceso remoto o transferencia internacional de datos personales. FRANCEB realizarán estas transferencias únicamente cuando exista base jurídica, finalidad legítima, necesidad operacional y garantías adecuadas conforme a la LOPDP, su Reglamento y normativa emitida por la SPDP.
Las garantías podrán incluir decisiones de nivel adecuado, cláusulas contractuales, compromisos contractuales exigibles, normas corporativas vinculantes, mecanismos de certificación, medidas técnicas como cifrado y seudoanonimización, evaluación de proveedores, evaluación de transferencia cuando corresponda y demás salvaguardas aplicables.
8. Conservación, bloqueo, eliminación y anonimización.
Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y los plazos legales, contractuales, tributarios, laborales, sanitarios, contables, de consumo, auditoría, seguridad, defensa o cumplimiento que correspondan. Una vez vencido el plazo, FRANCEB procederá a eliminar, anonimizar o bloquear los datos cuando exista una obligación o necesidad legítima de conservación restringida.
| Tipo de información / tratamiento | Criterio general de conservación |
|---|---|
| Facturación, comprobantes, ventas, pagos y soportes contables/tributarios. | 7 años, salvo obligación superior o conservación necesaria para defensa. |
| Conciliaciones de medios de pago, transacciones y soporte de cobros. | 7 años o el plazo exigido por regulación de medios de pago y defensa de reclamaciones. |
| Pedidos, entregas, reclamos, cambios, devoluciones y atención postventa. | Mientras dure la gestión y luego por plazos de defensa, consumo, contabilidad y obligaciones aplicables. |
| Grabaciones de llamadas | Hasta 1 año por defecto, salvo conservación necesaria por reclamo, defensa, auditoría o investigación. |
| Marketing y campañas | Hasta revocatoria del consentimiento, oposición válida o máximo 2 años desde la última interacción, salvo evidencia mínima de baja/oposición. |
| Cookies y analítica web | Según la política de cookies y configuración; típicamente entre 3 meses y 2 años, según tipo de cookie y proveedor. |
| Candidatos no seleccionados | Máximo 6 meses a 1 año, según política de selección, salvo consentimiento para bolsa de empleo o defensa. |
| Expediente laboral, nómina, IESS, SRI, beneficios y registros laborales. | Durante la relación laboral y hasta 7 años posteriores, sin perjuicio de plazos laborales de 3 años y otros plazos legales. |
| Control de asistencia y marcaciones. | Durante la relación laboral y hasta 3 años posteriores; si tiene efecto tributario o contable, hasta 7 años. |
| CCTV. | 30 días por defecto, salvo incidente, investigación, requerimiento de autoridad o defensa. |
| Salud ocupacional, exámenes, accidentes, incapacidades e historia clínica ocupacional. | 20 años desde la última atención o el plazo legal sanitario/laboral aplicable. |
| Franquicias y contratos comerciales. | Durante la vigencia contractual y hasta 10 años posteriores cuando sea necesario por defensa civil o contractual. |
| Proveedores, contratos, debida diligencia y riesgos. | Durante la relación y hasta 7 años; debida diligencia o procesos no contratados, hasta 5 años o plazo menor definido. |
| Solicitudes de derechos e incidentes de privacidad. | Durante la gestión y por el plazo necesario para demostrar atención, cumplimiento y defensa ante autoridad. |
Los plazos específicos por tratamiento constan en la Política de Conservación y deberán revisarse periódicamente. Si un dato se requiere para una reclamación, investigación, auditoría, requerimiento de autoridad o defensa, podrá conservarse bloqueado hasta que cese la necesidad legítima.
9. Categorías especiales, datos de salud, datos biométricos, menores de edad y CCTV.
9.1 Datos de salud y salud ocupacional.
FRANCEB trata datos de salud de su personal administrativo y de franquicias en la medida requerida por la normativa de seguridad y salud en el trabajo aplicable a su actividad como empleadora directa. El tratamiento incluye certificados de aptitud, exámenes de ingreso y vigilancia de la salud del personal propio. Estos datos se tratarán bajo reserva reforzada, acceso limitado, confidencialidad médica y medidas de seguridad proporcionales.
Los datos clínicos o de salud no deben circular por canales informales ni ser compartidos con personal no autorizado. Talento Humano podrá recibir únicamente información necesaria para la gestión laboral, por ejemplo, certificados de aptitud, incapacidades, restricciones laborales o información mínima indispensable para cumplir obligaciones legales, sin acceso indiscriminado a la historia clínica.
9.2 Datos biométricos y control de asistencia.
Cuando FRANCEB implemente control biométrico o sistemas equivalentes de asistencia o acceso en sus instalaciones, deberá verificar la base legitimadora, proporcionalidad, necesidad, alternativas menos invasivas, medidas de seguridad, conservación y la necesidad de EIPD. La información biométrica se tratará solo para control de acceso, seguridad o finalidades expresamente informadas.
9.3 Datos de niñas, niños y adolescentes.
FRANCEB no dirige ordinariamente sus servicios a niñas, niños o adolescentes como titulares principales; sin embargo, puede tratar datos de menores como cargas familiares de su personal, beneficiarios o destinatarios indirectos de beneficios. Estos datos se tratarán de forma mínima, proporcional y orientada al interés superior del niño, con información y autorización de representantes cuando corresponda.
9.4 Videovigilancia y seguridad física.
Las áreas con videovigilancia deberán estar señalizadas mediante avisos visibles. Las imágenes se usarán para seguridad de personas, bienes e instalaciones, prevención e investigación de incidentes, control de acceso y defensa. La conservación general será de 30 días, salvo que exista incidente, investigación, requerimiento de autoridad o necesidad de defensa.
10. Consentimiento, revocatoria, marketing, cookies y canales digitales.
10.1 Consentimiento.
Cuando una finalidad requiera consentimiento, FRANCEB lo solicitará de forma previa, libre, específica, informada e inequívoca. El silencio o la inacción no constituyen consentimiento. El consentimiento se documentará cuando sea necesario demostrarlo.
La revocatoria del consentimiento puede solicitarse en cualquier momento al correo [email protected] o por los mecanismos que FRANCEB habiliten. La revocatoria no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de su retiro ni impide tratamientos basados en otra base legitimadora, como obligación legal o ejecución contractual.
10.2 Marketing y comunicaciones comerciales.
FRANCEB podrá realizar comunicaciones comerciales por canales autorizados cuando exista consentimiento, relación previa compatible, interés legítimo debidamente ponderado o una base legal aplicable. En todo caso, se respetarán los mecanismos de baja, oposición, revocatoria y preferencias del titular. Las campañas por call center, SMS, WhatsApp, correo u otros canales deberán estar alineadas con avisos de privacidad, listas de exclusión y registros de consentimiento u oposición.
10.3 Cookies, analítica y sitio web.
El sitio web y canales digitales pueden utilizar cookies técnicas necesarias, cookies funcionales, analíticas, publicitarias o de terceros. Las cookies no estrictamente necesarias deberán gestionarse conforme a la política de cookies y, cuando corresponda, mediante banner de configuración que permita aceptar, rechazar o configurar preferencias.
La analítica web y la mejora del canal digital se realizarán preferentemente con datos agregados, seudoanonimizados o minimizados. Cuando exista perfilamiento publicitario, seguimiento de comportamiento o publicidad personalizada, se informará de forma específica y se solicitará consentimiento cuando corresponda.
10.4 Consecuencias de no entregar datos o entregar datos inexactos.
Cuando los datos sean necesarios para cumplir una obligación legal o contractual, la negativa a entregarlos o la entrega de datos inexactos puede impedir facturar, entregar pedidos, procesar pagos, atender reclamos, formalizar contratos, pagar nómina, afiliar al IESS, gestionar beneficios, cumplir SST, responder solicitudes de derechos o mantener la relación con FRANCEB. Si los datos son opcionales, la negativa no afectará la prestación principal del servicio, pero puede impedir participar en la finalidad opcional correspondiente.
11. Derechos de los titulares y procedimiento para ejercerlos.
Los titulares pueden ejercer los derechos reconocidos por la LOPDP y su Reglamento. FRANCEB atenderán estas solicitudes a través del procedimiento interno de ejercicio de derechos y del formulario que se habilite para tal efecto.
| Derecho | Alcance práctico |
|---|---|
| Información. | Conocer de forma clara las finalidades, bases, tipos de tratamiento, conservación, fuentes, destinatarios, transferencias, consecuencias, derechos, reclamos y decisiones automatizadas. |
| Acceso. | Conocer y obtener información sobre los datos personales tratados por FRANCEB, sin necesidad de justificar la solicitud. |
| Rectificación y actualización. | Corregir o actualizar datos inexactos, incompletos o desactualizados. |
| Eliminación. | Solicitar la supresión cuando el dato ya no sea necesario, el tratamiento sea ilegítimo o proceda conforme a la ley. No aplica cuando deba conservarse por obligación legal, defensa o interés legítimo prevalente. |
| Oposición. | Oponerse a determinados tratamientos cuando proceda, especialmente frente a marketing, interés legítimo o situaciones particulares del titular. |
| Suspensión del tratamiento. | Solicitar la limitación temporal del tratamiento en los casos previstos por la normativa. |
| Portabilidad. | Recibir o solicitar la transmisión de datos personales en formato estructurado, interoperable y de lectura común, cuando aplique técnicamente y conforme a la normativa. |
| Revocatoria del consentimiento. | Retirar el consentimiento para tratamientos basados en esta base, sin afectar la licitud del tratamiento anterior. |
| No ser objeto de decisiones automatizadas. | Solicitar revisión o no quedar sometido a decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas, incluida elaboración de perfiles, cuando produzcan efectos jurídicos o afectaciones significativas. |
| Reclamo ante la autoridad. | Presentar reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales si considera vulnerados sus derechos o si no recibe respuesta dentro del plazo legal. |
11.1 Cómo presentar una solicitud.
El titular o su representante podrá presentar la solicitud al correo [email protected] o por el formulario/canal que FRANCEB habiliten. La solicitud debe contener, al menos:
- Nombres y apellidos completos del titular.
- Número de cédula, pasaporte u otro documento de identificación.
- Correo electrónico o dirección para notificaciones.
- Derecho o derechos que desea ejercer.
- Descripción clara de lo que solicita y, de ser posible, los datos o tratamiento específico al que se refiere.
- Documento que acredite identidad y, si actúa por representación, documento que acredite la representación legal o convencional.
FRANCEB podrá requerir aclaración o información adicional por una sola vez dentro del término legal cuando la solicitud sea incompleta, ambigua o no permita verificar la identidad o localizar los datos. La atención se realizará dentro de los plazos previstos por la normativa aplicable. Toda solicitud será registrada con el detalle de la gestión realizada.
11.2 Reclamo ante la Autoridad.
Si el titular considera que la respuesta de FRANCEB vulneran sus derechos o no recibe respuesta en el plazo legal, podrá presentar reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, a través de los canales oficiales vigentes que dicha autoridad mantenga habilitados.
12. Seguridad de la información, privacidad desde el diseño y responsabilidad proactiva.
FRANCEB adoptarán medidas técnicas, organizativas, jurídicas y administrativas razonables, proporcionales al riesgo, la naturaleza del dato, el contexto del tratamiento y el estado de la técnica. Las medidas podrán variar según el canal, sistema, proveedor, tipo de dato, volumen, criticidad y exposición.
- Medidas técnicas: controles de acceso por credenciales, perfiles y mínimo privilegio; autenticación; gestión de contraseñas; cifrado o canales seguros cuando corresponda; respaldos; monitoreo; trazabilidad; control de accesos remotos; segmentación; actualizaciones; protección de endpoints; logs; tokenización o enmascaramiento en medios de pago; medidas compatibles con PCI-DSS cuando intervengan tarjetas.
- Medidas organizativas: políticas internas, procedimientos, capacitación, acuerdos de confidencialidad, segregación de funciones, control de dispositivos, gestión de usuarios, revisión de accesos, gestión de proveedores, auditoría y controles de cumplimiento.
- Medidas jurídicas: contratos con encargados, cláusulas de confidencialidad, anexos de protección de datos, autorizaciones de subencargos, términos de transferencias internacionales, acuerdos de responsabilidad conjunta cuando correspondan y avisos de privacidad.
- Medidas administrativas: RAT, inventario de tratamientos, gestión de solicitudes de derechos, registro de incidentes, decisiones de conservación, evidencias de consentimiento, LIA, EIPD y seguimiento de planes de acción.
12.1 Privacidad desde el diseño y por defecto.
Todo nuevo proceso, canal, campaña, tecnología, integración, proveedor, sistema, franquicia o actividad que implique tratamiento de datos personales deberá incorporar protección de datos desde la etapa de diseño. Esto implica evaluar necesidad, proporcionalidad, base legitimadora, datos mínimos, retención, acceso, seguridad, encargados, transferencias, riesgos, avisos, derechos, consentimiento y EIPD o LIA cuando corresponda.
13. Vulneraciones de seguridad e incidentes.
Se considera vulneración de seguridad cualquier incidente que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, incluyendo acceso no autorizado, divulgación, pérdida, alteración, destrucción, indisponibilidad, corrupción, uso ilícito o pérdida de control sobre los datos.
FRANCEB mantendrán un procedimiento de gestión de incidentes que incluya detección, contención, análisis, clasificación, registro, evaluación de riesgo para derechos y libertades, acciones correctivas, decisión de notificación, evidencia y aprendizaje posterior.
Cuando una vulneración sea probable que constituya un riesgo para los derechos y libertades de las personas naturales, FRANCEB realizará las notificaciones que correspondan a la Autoridad de Protección de Datos Personales, a los titulares afectados y/o a las autoridades sectoriales, conforme a la normativa vigente. Los encargados deberán notificar a FRANCEB sin demora injustificada cualquier incidente que involucre datos tratados por cuenta de FRANCEB.
14. Actualización de la política y vigencia.
Esta política entra en vigencia a partir de su aprobación interna y publicación por los canales definidos por FRANCEB. FRANCEB podrá actualizarla cuando existan cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, contractuales, de procesos, proveedores, finalidades, bases de datos, riesgos, canales digitales o criterios de la Autoridad de Protección de Datos Personales.
Toda actualización relevante será documentada en el control de versiones. Cuando un cambio afecte sustancialmente la forma en que se tratan los datos personales, FRANCEB adoptará medidas razonables para informar a los titulares por los canales adecuados.
Versión vigente y aprobada por Gerencia General.
